Hur utnyttjar man arbetstiden på bästa sätt? Hur låser man upp sina kollegors fulla potential? Och vilka dolda tidstjuvar finns det på arbetsplatsen? Tidsslöseri är ett vanligt problem inom de flesta affärsverksamheter. Det kan röra sig om felaktig tidsrapportering, onödiga småsysslor, eller bristande teknologi.
Sekunder som blir timmar – hur sparar man tiden?
På många företag uppfattar man arbetstiden som den absolut viktigaste resursen. Så varför slösa på det värdefullaste man har? Här är några enkla tips på hur ni effektivisera er arbetsplats ur ett tidsperspektiv:
- Tidsrapportering. Självklart är du och dina medarbetare ärliga då ni redovisar hur mycket ni jobbat. Men ibland glömmer även de bästa av oss. Undvik fel genom geotaggade incheckningar med mobilen. Eller helt automatiserade in- och utstämplingar. Sådana lösningar hittar ni på till exempel på Nuba.
- Kommunikation. Ett gift och ett botemedel. En lösning till – men också en del av – problemet. Meningen är självklart inte att ni ska sluta kommunicera – utan att ni ska kommunicera på rätt sätt. Hoppa över onödiga möten som inte leder någonstans. Försök istället att sätta upp tydliga och greppbara riktlinjer, mål och to-do-lists. Dela med er av vital information för att undvika missförstånd. Och överskatta inte email som kommunikativt hjälpmedel – ofta kan det löna sig att diskutera ansikte mot ansikte. Eftersom ett konstant mailande kan leda till sänkt koncentrationsnivå.
- Att känna sina styrkor (och svagheter). Självklart är det bra att ha förtroende för sin egen och sina kollegors förmågor. Men alla kan inte vara bäst på allt. Därför är det viktigt att man på varje företag funderar på när det kan vara lönsamt att outsourca en arbetsuppgift. Vad kommer det kosta att lösa problemet externt – med rätt expertis – jämfört med vad det kostar att lösa det internt – i form av förlorad arbetstid och förflyttat fokus?
- Robotar. En del jobb kanske inte ens behöver läggas ut på andra människor? Att använda sig av artificiell intelligens är den senaste trenden inom time management. Övergången till robotteknologi kan vara skakig för många företag, men storbanken Nordea rapporterar att de redan kunnat kapa runt 80 procent av administrativt arbete för vissa processer.
Med denna lista i bakhuvudet kan ni förhoppningsvis använda dygnets alla jobbtimmar på ett givande och produktivt sätt.